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Hubert Curien, Bourges, MAEXI : comment rédiger un courriel professionnel ?

1. Résumez ce document (dégagez les points essentiels).

2. Faites une synthèse des commentaires (questions et réponses)

Jean-Baptiste PAYEN :

Comment donner de la crédibilité à un mail d'envoi

Personnalisation de l’introduction

Une personnalisation simple avec le nom permettra de commencer le message du bon pied. Adaptez le ton en fonction de la ligne de communication de votre entreprise ou de votre marque.

Les phrases cavalières

"Vous remerciant par avance pour votre réponse". "Merci de me faire parvenir le devis"... Ces phrases traduisent un ordre et pas une demande.

Vaut mieux Privilégiez: "avec mes remerciements", "je vous en remercie", ou, si la réponse arrive après plusieurs échanges de mails, un simple "Merci."

Les formules bateau

"Restant à votre disposition pour toute information complémentaire". Des phrases tellement attendues que plus personne ne les lit.

Les phrases inutiles

"Bonne réception" n'apporte rien non plus. Aujourd'hui, il y a peu de chances que la personne n'ait pas reçu l’e-mail. C'est l'une des dernières phrases que le lecteur voit. Il ne faut donc pas gaspiller de l’espace pour rien dire.

Le verbe "espérer"

"Espérant avoir une réponse sur cette commande". L'espoir, ce n'est pas très professionnel. Il vaut mieux opter pour le verbe "souhaiter".

Les formules négatives

"N'hésitez pas à me contacter". Il faut penser à l'impact des formules sur le lecteur. Il y a une négation et un verbe à connotation négative.

Inconsciemment, le lecteur risque d'avoir l'impression que vous n'avez pas très envie de lui répondre. Même constat pour "nous ne manquerons pas de vous recontacter". Par contre, "Sachez que vous pouvez nous contacter" ou encore "Nous vous invitons à nous contacter" fonctionnent bien.

"Nous vous serions reconnaissants de répondre le plus rapidement possible". Cette phrase laisse le lecteur dans le doute.

Doit-il répondre dans la journée, dans la semaine, dans le mois ? Fixez des échéances précises. Par exemple, "Veuillez me donner une réponse idéalement avant le 25 juin". Cela peut être vu comme pressant mais parfois c'est nécessaire pour une commande, un devis…

Le "respectueusement" hypocrite

Rien ne sert de se fendre d'un "respectueusement", si on ne respecte pas la personne contactée. Les mots ont un poids. Il faut essayer de les utiliser à bon escient.

Le "Cordialement" à toutes les sauces

"Cordialement" d'accord ! Mais pas à tout bout de champ. Si vos relations avec les personnes sont bonnes préférez "Cordiales salutations", "Bien sincèrement", "Bien courtoisement".

Pour un directeur, "Recevez mes sincères salutations" ou plus simplement "Sincères salutations" conviennent.

Sans le désuet "je vous prie d'agréer…". La formule choisie doit surtout refléter le ton de l'e-mail. Si vous n'êtes pas content, optez pour un très sec "Salutations distinguées".

Les formules farfelues

"Sportivement", "Artistiquement", conviennent dans certains contextes mais il ne faut pas que cela soit déplacé.

Quand un employé d'EDF signe "électriquement" par exemple. Il ne s'agit pas de faire rire le lecteur et de perdre toute crédibilité. On ne sait pas dans quel état d'esprit il se trouve à la lecture du mail.

Le gros placard plein de couleurs en guise de signature

Rester simple dans la signature. Mettre son nom, la société pour laquelle on travaille, sa fonction et ses coordonnées. Quand il y a trop d'éléments, trop de couleurs, trop de dessins, cela devient illisible.

* Exemple de mail, pour une demande d’alternance :

#En-tête : Recherche alternance, #inscrire le domaine viser

#Nom de la personne visée,

Suite à notre échange téléphonique, je me permets de vous adresser ma candidature pour une alternance dans l'expérience clients et l'innovation, MAEXI.

Vous trouverez ci-joint mon curriculum vitae, ma lettre de motivation ainsi qu'une fiche explicative de ma formation.

Dans l'espoir de vous rencontrer prochainement, sincères salutations.

- #Nom, Prénom

- #Adresse

- #Numéro de téléphone

Chaimae NAGAT : 

Le mail est un courrier qu’on envoie par internet.

Pour rédiger un mail, il faut respecter les codes de la lettre : objet, expéditeur, formule d’adresse, corps du message ordonné, formule de politesse, signature.

Il faut être bref et direct, personnalisé. La première règle est de commencer son mail par une salutation selon le degré de connaissance.

L’objet du mail demande de l’habileté, il doit être explicite tout en restant court. Il faut y introduire les mots-clés du message.

Ainsi, le contenu du mail doit être composé de texte simple, bien aéré, lisible avec des phrases courtes.

La signature est un autre élément important. Il est préférable de signer avec son nom complet, également un numéro où joindre l’expéditeur sans oublier une petite phrase de salutations en fin de mail pour éviter de conclure trop sèchement.

La rédaction professionnelle a pour but l’efficacité. Donc le mail doit être relu soigneusement pour éviter les fautes d’orthographe et les fautes de frappe.

Exemple :

Objet : Candidature Spontanée « Expérience Client et Innovation »

Madame, Monsieur

Je me permets de vous contacter car je suis étudiante en 1ère année en Management de l'Expérience Client et de l'Innovation (MAEXI) au sein du CFSA Hubert Curien et je suis à la recherche un contrat d'apprentissage pour une période de 2ans et demi (jusqu'à septembre 2019).

MAEXI, une formation de Bac +5 qui forme pour des métiers d’accompagnement des entreprises dans la réalisation de leurs projets clients ou marketing.

Notamment, ce que je cherche en termes de missions, pouvoir :

-        Interagir avec différents services afin de proposer de nouveaux modèles autour de l'analyse des attentes et besoins des clients

-        Recueillir et analyser les données liées à l’usage d’un produit/service

-        Mettre le client au cœur des processus, activités et métiers de l’entreprise afin d’améliorer la qualité de service

-        Accompagner les démarches d’innovation autour des attentes clients

-        Effectuer une veille et mettre en œuvre les actions de progrès pour l’écoute, la satisfaction et la fidélisation client dans une logique d’amélioration de l’expérience client

Ci-joint mon CV, mon calendrier d'alternance ainsi qu'une fiche de présentation de la formation MAEXI.

En vous remerciant de l’accueil que vous voudrez bien réserver à ma demande, je vous prie d'agréer mes salutations les plus distinguées.

Cordialement, Chaimae NAGAT

Félix DEBONDANT :

L’objet se compose de quelques mots sans verbe et mots de liaisons.

La formule d’appel doit adapter son langage en fonction du destinataire. De manière soutenue « Bonjour Madame/Monsieur + nom de famille », « Madame/Monsieur » allant à un langage courant « Bonjour prénom plus nom », « Bonjour prénom », « prénom ».

Le corps du texte doit être court (pas plus de 20 lignes) allant à l’essentiel. Avec des phrases courtes construites du plus important au moins important (en pyramide inversée).

La formule de politesse rejoint les règles de la formule d’appel. Nous pouvons également l’adapter au contexte. Par exemple j’emploie « En vous remerciant, » si le destinataire m’a rendu un service.

En ce qui concerne la signature, le minimum à inscrire est son prénom, son nom et son numéro de téléphone.

Exemple :

Objet : Compte-rendu workshop du 16 mars

Bonjour Jacques Célère,

Suite à notre dernière réunion du 16 avril dernier, je me permets de vous transmettre en pièce jointe le compte rendu de notre dernière réunion.

Vous y trouverez les premières décisions prises ainsi que les différents travaux à mener pour la bonne continuité du projet.

Sincères salutations,

Félix Debondant

UCPA –Siège Paris

14 rue Rémy Dumoncel

75 014 Paris

01 45 00 00 00

Synthèse formateur :

Un courriel est un outil de travail.

C'est le profil du destinataire qui détermine les choix rédactionnels.

Ne pas oublier de préciser l'objet du courriel (5 à 7 mots maximum) ; il doit permettre au destinataire de comprendre de quoi il s'agit.

Rédiger une formule d'appel.

Tenir compte du fait qu'il s'agit d'une relation déjà existante ou non.

Commencer le texte par l'information principale du message (pyramide inversée).

Employer des phrases courtes.

Le courriel ne doit pas être trop long.

Ne pas mélanger information et argumentation.

Inclure une brève formule de politesse.

Ne pas oublier de signer (signature électronique) et/ou de préciser son nom, son prénom et son numéro de téléphone.

Conseils généraux : soigner l'orthographe, la syntaxe, ne pas rédiger en majuscules, ne pas souligner, éviter les abréviations.

Relire le message et vérifier le/les destinataires.

 

 

 

 

 

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